Las herramientas de productividad son absolutamente necesarias para organizar y aprovechar nuestro tiempo.
Uno de los mayores problemas con el que nos topamos en nuestro día a día es el tiempo. A veces no contamos con tanto tiempo como nos gustaría y otras no lo aprovechamos lo suficiente.
En mi caso, le faltaban horas al día y casi nunca cumplía los objetivos que me había marcado. Esto hacía que se me acumulasen cada vez más las tareas y que mi estrés fuera en aumento, te suena, ¿verdad?
Pero ¿es posible encontrar ese punto medio entre hacer las cosas corriendo y trabajar 12 h para poder hacer todas nuestras tareas? ¡Claro que sí! Hay esperanza.
Existen muchos métodos y herramientas (¡gracias!) al alcance de todos para aprovechar mejor nuestro tiempo y te voy a contar los que a mi me funcionan mejor.
¡Vamos a por ello!
Conócete y sácate partido.
Antes de introducirnos en el mundo de las herramientas de productividad hay algunas cosas que tienes que empezar por ti, ya que las herramientas no pueden ayudarte en algunos de los aspectos más personales.
- Descubre cuándo trabajas mejor. Cada persona es diferente y no todos funcionamos de la misma manera. Por ejemplo, yo me concentro mucho mejor por las mañanas bien temprano y por las tardes noto que mi mente va mucho más lenta y se distrae más fácilmente. Podría ser útil establecer este punto para emplear el momento más productivo para las tareas más tediosas y los menos productivos para las más sencillas. ¿En qué franja horaria funcionas tú mejor?
- Aleja distracciones. Para ser productivo es importante no distraerse y mantener la concentración, por lo que hay que tratar de alejar aquellas cosas que nos distraen. Por ejemplo, (seguro que a ti también te pasa) el móvil es el peor enemigo de mi productividad y mi tiempo. Intento silenciar las notificaciones y dejarlo aparcado donde no pueda echar vistazos con frecuencia para solo recibir las llamadas importantes. Encuentra tu mayor distracción y aléjala.
- Organiza también tu ocio. Igual que el trabajo, también es importante dedicarle tiempo a tu ocio y a tu vida personal. Si quieres hacer deporte, leer, escribir o pasar tiempo con tu familia y amigos debes organizarte bien para poder hacerlo todo.
- Sé realistas con los tiempos y los objetivos. Te marques objetivos diarios o semanales, tienes que ser realista y marcarte tiempos que puedas cumplir, así como establecer objetivos que puedas realizar, de acuerdo al tiempo que te vayan a llevar. No pienses en lo que te gustaría dejar terminado si no en lo que puedes terminar.
- Prioriza. Antes de usar cualquier calendario u otro recurso, tienes que saber qué tareas tienen prioridad sobre otras. No tendría mucho sentido organizar tus días dedicándole más tiempo a tareas menos relevantes, aunque te apetezca más hacerlas.
7 Herramientas de productividad para organizarnos día a día
Ahora sí, vamos a ver en detalle algunas de las herramientas de productividad que ayudan a sacarle partido al tiempo y a la mente.
Es posible que no todas te gusten o sean apara ti, esto puede depender de las características de cada uno. Pero no tengas miedo de probar y desechar. Úsalas, decide si te gustan o no y establece tu propio método.
1. Trello
Trello es una aplicación online para la gestión de proyectos. Es muy útil a la hora de gestionar los proyectos con clientes, ya que podemos crear una tarea en un tablero, añadir una descripción o tareas pendientes del proyecto, asignarla y darle acceso a quien queramos y establecer una fecha límite.
Básicamente, consiste en un sistema de tableros y columnas en el que puedes establecer una lista e ir colocándola en la columna correspondiente según si está en proceso o terminado, por lo que es muy fácil saber de un vistazo el estado del proyecto.
Sin duda, una de mis herramientas de productividad preferidas.
2. Google Calendar
Tan clásico como básico. Google Calendar permite organizarte semanalmente de manera estructurada. Puedes establecer tareas que quieres hacer una vez a la semana, al mes o, incluso, al año.
Lo mejor de esta herramienta es que puedes estructurar tus días por bloques, como yo hago. De esta manera sé qué momento del día le dedicaré a cada tarea y sé que me dará tiempo a realizar mis tareas diarias esenciales, como crear contenido o contestar correos. Así evito que unas tareas quiten tiempo a otras.
Es importante que haya huecos en blanco en tu organización diaria, ya que siempre surgen imprevistos. De lo contrario, se te acumularán tareas que pasarás al día siguiente y entonces se te acumularán con las de ese día y aquí es donde empiezan los problemas.
Para que no se te pase nada, recuerda que, si no está apuntado en nuestro calendario, no existe.
3. Todoist
Esta herramienta basa su sistema de organización en listas de tareas. Si te gustan las listas y sentir que lo tienes todo controlado y no se te olvidará nada, esta es una herramienta perfecta.
Puedes organizarlas por día o para los siguientes 7 días y también puedes asignarlas a proyectos concretos y priorizarlas.
Ir tachando cosas de una lista es una de las cosas que más satisfacción me produce, ¿a ti no te pasa?
4. Evernote
Este será tu cuaderno online que llevarás a todas partes y que no pesa ni ocupa espacio. A mi, que me encanta apuntarlo absolutamente todo, Evernote es una de las herramientas que más me gusta.
Esto viene muy bien para apuntar cualquier idea que podemos desarrollar más adelante. Por ejemplo, yo anoto ideas que me vienen sobre el diseño de un logo nuevo que tengo en la cabeza, temas sobre los que escribir, libros o películas de interés… Cualquier cosa que no quieras que caiga en el olvido para siempre. Además, puedes guardar contenido que encuentres en internet y añadir imágenes.
Es un sistema de notas sin más. Es decir, no hay organización posible más que agruparlas en Libros de notas.
5. Google Drive
Una herramienta imprescindible para compartir contenido. Además de almacenar documentos en la nube, te permite editarlos con Google Docs y Google Excel
A mi me resulta súper útil a la hora de compartir contenido con mis compis o con clientes sin necesidad de tener que mandar los documentos continuamente de manera personalizada.
6. Wunderlist
Otra herramienta más basada en el sistema de listas. Podemos añadir cualquier cosa que queramos hacer para que esté siempre presente hasta que la hagamos.
Te permite, además, compartirlas con otras personas y asignar prioridades, agruparlas por categorías o añadir comentarios.
Esta herramienta de productividad nos sirve tanto para el trabajo como para nuestra vida personal: listas de la compra, llamar a esa persona en la que llevas días pensando…
7. Productivity Owl
Productivity Owl es una extensión de Google Chrome que actúa como una especie de vigilante para aquellos que nos cuesta mantenernos alejados de las distracciones. Con ella, podrás establecer una serie de páginas web a las que no podrás acceder durante el horario que establezcas. Por ejemplo, en tus horas de mayor concentración.
Adiós a la procrastinación.
Estos son los trucos y las herramientas de productividad que me permiten trabajar mejor y ser más organizada. Si aún no las has probado te invito a que lo hagas y experimentes sin miedos ni perezas.
Para mi, este tipo de métodos han marcado un antes y un después en mi manera de trabajar. Así que espero que te sean de utilidad a ti también y, si quieres, puedes contarme los resultados o decirme qué herramientas te funcionan mejor a ti.
